Zasady fakturowania w krajach UE - Czechy

Informacje dotyczące fakturowania w Czechach można znaleźć w:

● ustawie o VAT nr 235/2004 Coll.,

● ustawie nr 362/2009 zmieniającej niektóre postanowienia ustawy o VAT w Czechach (nr 235/2004 Coll.),

● ustawie nr 563/1991 dotyczącej rachunkowości oraz przechowywania dokumentacji rachunkowej w Republice Czeskiej,

● instrukcjach podatkowych oraz procedurach VAT wydawanych przez lokalne urzędy skarbowe w formie informacji oraz biuletynów VAT.

Instrukcje podatkowe, ustawa o VAT oraz inne dokumenty podatkowe są opublikowane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów http://cds.mfcr.cz w języku czeskim.

Ogólne informacje o fakturowaniu w Republice Czeskiej polski przedsiębiorca może uzyskać, kierując zapytania w języku czeskim, angielskim lub niemieckim do Informacji Podatkowej w Czechach:

Ministry of Finance of the Czech Republic Information Office:

● pisząc na adres: Letenska 15, 118 10 Prague 1,

● telefonując pod numer: +420 25704 2719 (22)

Godziny pracy Informacji:

Poniedziałek 8.00-17.00

Wtorek 9.00-12.00, 13.00-15.30

Środa 8.00-17.00

Czwartek 9.00-12.00, 13.00-15.30

Piątek 9.00-12.00

● wysyłając zapytanie e-mailem na adres: informace@mfcr.cz.

Kiedy w Czechach należy wystawiać fakturę

Czeski podatnik VAT, w tym również polski przedsiębiorca zarejestrowany do VAT w tym kraju, jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT (oraz jej kopii) w przypadkach określonych w dyrektywie 2006/112/WE oraz w ustawie o VAT nr 235/2004.

Są to w szczególności następujące przypadki:

● dostaw towarów i świadczenia usług na terytorium tego kraju przez sprzedawcę zarejestrowanego do VAT w Czechach dla innego podatnika zarejestrowanego do VAT w tym kraju lub dla osoby prawnej niebędącej podatnikiem VAT w Czechach,

● sprzedaży wysyłkowej,

● dostawy towarów zwolnionych z VAT, ale z prawem do odliczenia VAT i jego zwrotu,

● sprzedaży towarów podlegających akcyzie,

● sprzedaży wysyłkowej (sprzedaży na odległość),

● sprzedaży nowych środków transportu,

● transakcji wewnątrzwspólnotowych,

● zapłaty za usługi/towary na rachunek bankowy.

Kiedy w Czechach nie trzeba wystawiać faktur

Według czeskich przepisów faktura VAT nie musi być wystawiona:

● w przypadku świadczenia usług lub dostaw bez prawa do odliczenia VAT - wówczas wystarczy wystawić paragon dotyczący sprzedaży towarów/świadczonych usług,

● osobom fizycznym (jeśli nie zażądają wystawienia faktury).

Jakie są zasady wystawiania faktur korygujących (not kredytowych/not uznaniowych) w Czechach

Dokument zmieniający dotychczasową fakturę (np. w wyniku zmiany ceny za towary/usługi spowodowanej przyznaniem rabatu, zwrotu towarów), wystawiany przy transakcjach dostawy lub przy świadczeniu usług, nosi nazwę faktury korygującej, noty kredytowej lub noty uznaniowej. Polski przedsiębiorca powinien wiedzieć, że dokumenty korygujące (faktury korygujące, noty kredytowe/noty uznaniowe) wprowadzające zmiany w stosunku do wcześniej wystawionej przez niego faktury/faktury uproszczonej powinny zawierać, obok informacji objętych korektą, numer, serię, datę faktury pierwotnej oraz wszystkie inne informacje jak na zwykłej fakturze.

WAŻNE!

Faktura korygująca powinna być wystawiona w dniu, w którym wystąpiły okoliczności powodujące potrzebę zmiany danych na fakturze pierwotnej.

W jakim terminie należy wystawiać faktury w Czechach

Dyrektywa pozwala państwom członkowskim wprowadzić limit czasowy na wystawianie faktur przez osoby, na które taki obowiązek został nałożony na podstawie przepisów podatkowych (art. 222 dyrektywy 112). W czeskiej ustawie zawarte są przepisy, które regulują limit czasowy, w jakim sprzedający lub inny podmiot (nabywca - jeśli strony rozliczają się w systemie tzw. samofakturowania, lub osoba trzecia, gdy zlecone zostało wystawianie faktur w systemie outsourcingu) ma obowiązek wystawić fakturę. Fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia roboczego po dokonaniu dostawy towarów/świadczeniu usług.

WAŻNE!

Faktura może być wystawiona w innym języku niż język czeski, natomiast dla celów administracyjnych powinna być przetłumaczona na język urzędowy tego kraju.

Jakie są zasady fakturowania zbiorczego

Wystawiając zbiorcze faktury, należy stosować ogólne zasady wystawiania faktur. Faktura zbiorcza może zawierać wiele oddzielnie wyszczególnionych dostaw towarów/świadczeń usług - dokonanych/świadczonych dla tego samego kontrahenta. Ważne jest też, żeby faktura zbiorcza zawierała wszystkie dane, jakie powinna zawierać zwykła faktura. Ponadto dane wspólne dla wszystkich transakcji nie powinny się powtarzać z wyjątkiem wyszczególnionych dat, kwot podatku oraz kwot transakcji. Zbiorcza faktura musi być wystawiona najpóźniej do 15 dnia, licząc od końca miesiąca kalendarzowego, w którym dokonano dostawy towarów/świadczenia usług lub otrzymano zapłatę.

Jakie są warunki samofakturowania

Polski nabywca/usługobiorca, który chce skorzystać z procedury samofakturowania, powinien wcześniej zawrzeć na piśmie umowę ze sprzedającym/usługodawcą określającą warunki samofakturowania. W tym przypadku nabywca jest zobowiązany do wykazywania na fakturach wszystkich informacji, które przewidują przepisy podatkowe. Może też wystawiać dokumenty korygujące, informując wcześniej o tym sprzedającego/usługodawcę i uzyskując na to jego zgodę.

Również polski przedsiębiorca dokonujący dostaw towarów/świadczenia usług może zawrzeć z czeskim kupującym/usługobiorcą umowę o samofakturowanie. Na jej podstawie będzie zwolniony z obowiązku wystawiania faktur na okres wskazany w umowie.

WAŻNE!

Umowa sprzedającego/usługodawcy o sporządzanie w jego imieniu faktur dotyczących transakcji powinna również określać czas, w którym nabywca będzie wystawiał faktury w systemie samofakturowania.

W systemie samofakturowania nabywca ma obowiązek:

● wypełnić dokumenty wystawiane w ramach samofakturowania, zawierając w nich wszystkie informacje, które powinny się znaleźć na fakturze,

● zawrzeć nową umowę, jeśli dokonano sprzedaży firmy i zmienił się właściciel firmy, a strony chcą nadal korzystać z systemu samofakturowania,

● wskazać biuro rachunkowe odpowiedzialne za wystawianie faktur, jeśli wystawianie ich zostało wcześniej zlecone takiemu biuru przez nabywcę,

● powstrzymać się od wystawiania faktur, jeśli sprzedający/usługodawca nie jest zarejestrowany do VAT w Czechach lub się wyrejestrował z VAT,

● przechowywać w dokumentacji firmy umowy z kontrahentami dotyczące samofakturowania, aby w każdym momencie móc przedstawić je urzędnikom administracji państwowej w przypadku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.

Sprzedawca/usługodawca w systemie samofakturowania ma obowiązek:

● powstrzymać się od wystawiania faktur, które w systemie samofakturowania wystawia nabywca towarów lub usług, na czas trwania umowy,

● wyrazić zgodę na honorowanie wszystkich faktur wystawionych przez nabywcę w jego imieniu na czas trwania umowy,

● powiadomić nabywcę w przypadku wyrejestrowania się z VAT.

Czeskie przepisy nie przewidują szczególnych uregulowań dotyczących wystawiania faktur w ramach outsourcingu przez podmiot posiadający siedzibę firmy lub stałe miejsce zamieszkania w granicach Unii Europejskiej. Natomiast podatnik chcący ustanowić podmiot odpowiedzialny za wystawianie faktur w drodze outsourcingu, który nie posiada stałego miejsca zamieszkania ani siedziby w granicach UE, powinien zgłosić ten fakt lokalnemu urzędowi skarbowemu.

Jakie informacje muszą być zawarte na fakturze

Czeska faktura musi zawierać następujące elementy:

● datę wystawienia;

● numer i serię dokumentu faktury;

● numer identyfikacji podatkowej VAT osoby/firmy dokonującej dostawy towarów/świadczenia usług oraz nabywcy - gdy jest zarejestrowany do VAT w Czechach lub gdy jest zarejestrowany do VAT w innym państwie członkowskim, w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowych transakcji - gdy nabywca posiada ważny numer VAT, a także gdy na nabywcy ciąży obowiązek rozliczenia transakcji i odprowadzenia podatku;

● imię i nazwisko/nazwę firmy oraz miejsce zamieszkania lub adres siedziby firmy wystawiającego fakturę;

● datę dokonania dostawy towarów lub usług (w przypadku zaliczek lub przedpłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub świadczeniem usług - datę otrzymania zaliczki, przedpłaty) - jeśli jest inna niż data wystawienia faktury;

● dane kupującego/usługobiorcy (imię i nazwisko/nazwę firmy oraz adres zamieszkania/siedziby firmy);

● rodzaj, zakres oraz ilość towarów/świadczonych usług (wraz z numerami seryjnymi produktów);

● kwotę jednostkową netto (bez VAT);

● stawkę VAT i kwotę jednostkową VAT;

● kwotę netto towarów/usług (bez VAT);

● wartość całkowitą VAT naliczonego;

● cenę całkowitą;

● kwotę ewentualnych zniżek, rabatów - jeśli nie są ujęte w cenie jednostkowej towaru;

● jeśli świadczenie usług/dokonywanie dostaw jest zwolnione z podatku - informację: "VAT - exempt supply of goods" - z odniesieniem do przepisów ustawy o VAT w Czechach;

● jeśli przy transakcji zastosowano system marży - informację o tym fakcie wraz z odniesieniem się do przepisów regulujących tę kwestię w czeskiej ustawie o VAT;

● jeśli podatek ma być rozliczony w systemie reverse charge - informację o tej okoliczności wraz z odniesieniem się do przepisów regulujących tę kwestię w czeskiej ustawie o VAT;

● jeśli przedmiotem transakcji są nowe środki transportu, nabycia wewnątrzwspólnotowe lub sprzedaż na odległość - odwołanie się do przepisów regulujących te kwestie w czeskiej ustawie o VAT.

Zagraniczny przedsiębiorca (np. z Polski), który ustanowi przedstawiciela podatkowego w Czechach dla celów rozliczania transakcji podlegających opodatkowaniu VAT w tym kraju, na fakturze podaje jego numer identyfikacji podatkowej VAT, imię i nazwisko, nazwę firmy oraz miejsce zamieszkania lub adres siedziby firmy.

WAŻNE!

Jeśli kwoty na fakturze są wyrażone w innej walucie niż EUR/CZK dla celów rozliczeń VAT, kwoty te powinno się w każdym przypadku przeliczyć na ww. waluty.

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną

Podatnik zarejestrowany do VAT w Czechach, dokonując dostawy towarów/świadczenia usług, może wystawić fakturę uproszczoną, gdy kwota całkowita dostawy/świadczenia nie przekracza 10 000 CZK, oraz wyłącznie w przypadku transakcji krajowych (tylko na terytorium Czech).

Faktura uproszczona musi zawierać następujące dane: datę wystawienia faktury, datę przeprowadzenia transakcji, dane sprzedawcy (nazwa firmy lub imię i nazwisko, siedzibę firmy lub adres), numer VAT sprzedawcy, numer VAT nabywcy, określenie rodzaju sprzedanych towarów/charakteru świadczonych usług oraz ich ilość (wraz z numerami seryjnymi produktów), kwotę jednostkową z VAT, cenę towarów/usług z VAT, stawkę VAT, końcową cenę całkowitą na fakturze.

Jakie są zasady wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych

Polski przedsiębiorca będący czeskim podatnikiem może również wystawiać faktury w systemie elektronicznym.

Należy pamiętać, że administracja podatkowa w Czechach honoruje faktury elektroniczne tylko wtedy, gdy są wystawione w zaawansowanym systemie elektronicznej wymiany danych lub za pomocą certyfikatu kwalifikowanego.

Polski podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Czech i planuje wystawianie/przesyłanie e-faktur, nie ma w świetle najnowszych przepisów obowiązku informowania o tym czeskiej administracji podatkowej.

Osoba wystawiająca fakturę elektroniczną powinna zagwarantować oryginalność, integralność i prawdziwość danych na fakturze, których nie da się zmodyfikować przez stronę odbierającą fakturę.

Wszystkie informacje na temat dostępnych formatów e-faktury, sposobu jej wystawiania oraz programów używanych do wygenerowania e-faktury znajdują się w ustawach 227/2000 Coll oraz 440/2004 Coll, w języku czeskim, a także na stronie internetowej Ministerstwa Finansów http://cds.mfcr.cz w formie broszury informacyjnej opublikowanej w języku czeskim i angielskim.

Obecnie autoryzowanymi podmiotami uprawnionymi do wystawiania certyfikatów autentyczności (świadectw autentyczności) i ochrony danych przy wystawianiu e-faktur są: I.CA http://www.ica.cz oraz Česká pošta http://qca.postsignum.cz.

Jakie są zasady przechowywania faktur

Dokumenty rachunkowe, w tym faktury wystawione przez podmiot zarejestrowany do VAT w Czechach (sprzedający/nabywca/osoba trzecia/ustanowiony tam przedstawiciel podatkowy) na rachunek sprzedającego i w jego imieniu, a także faktury otrzymane przez kupującego/nabywcę w formie papierowej mogą być przechowywane poza terytorium Czech. W tym jednak przypadku podmiot przechowujący dokumenty rachunkowe powinien umożliwić szybki dostęp do nich na żądanie czeskiej administracji podatkowej, bez zbędnej zwłoki. Natomiast gdy dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej i istnieje możliwość ich przeglądania z możliwością ich wydrukowania przez administrację czeską w razie kontroli lub przeprowadzania innych czynności podatkowych, dokumenty takie mogą być przechowywane w innym państwie członkowskim niż Czechy lub w państwie nienależącym do UE, bez konieczności ich sprowadzania w celach kontroli administracji podatkowej.

W przypadku przechowywania dokumentów poza granicami Czech należy niezwłocznie powiadomić lokalne władze podatkowe o miejscu przechowywania dokumentacji handlowej.

Polski przedsiębiorca musi pamiętać, że obowiązującym terminem na przechowywanie faktur w Czechach jest okres 10 lat, licząc od końca okresu rozliczeniowego, w którym dokonano transakcji, do którego odnoszą się wystawione dokumenty rachunkowe.

Polski podatnik musi stosować się do ogólnych zasad przechowywania dokumentacji podatkowej przez podatników w Czechach, tj. ma obowiązek dopilnować, żeby faktury były przechowywane oddzielnie, w sposób uporządkowany i niezagrażający przejrzystości danych tam zawartych ani autentyczności ich treści (szczególnie przy przechowywaniu e-faktur).

WAŻNE!

Można dokonywać konwersji formy przechowywanych danych na fakturze oraz formy faktur (np. z wersji papierowej na e-fakturę i odwrotnie).

Adrianna Kosek

ekspert w zakresie VAT unijnego