§ 5

1. Księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez jednostkę.

2. Dowód księgowy powinien zawierać:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczych oraz jej wartości, a jeżeli jest to możliwe, określonych także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę jego sporządzenia.

3. Dowód księgowy może zawierać:

1) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

2) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie tych czynności.

4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana obok dekretacji zawartej na pieczątce „Przyjęto dyspozycję do wypłaty ze środków.....”.

5. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć „Ujęto w księgach rachunkowych w m-cu ......”.

6. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, na bieżąco, w kolejności dat ich dokonania oraz z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

7. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów księgowych przekazanych do Departamentu Budżetu i Finansów w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te dowody księgowe, które wpłynęły nie później niż do czwartego dnia każdego miesiąca, a w przypadku gdy dzień ten przypada w dzień wolny od pracy – do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów. Zgodnie z zasadą istotności powyższy zapis księgowy nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy.

8. Zapis księgowy powinien zawierać:

1) datę dokonania operacji gospodarczej – datę sprzedaży;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz datę wystawienia dowodu księgowego;

3) opis operacji gospodarczych zapisany w sposób zrozumiały;

4) kwotę i datę zapisu księgowego, ujęcie w księgach rachunkowych oraz datę wpływu dowodu księgowego do właściwego wydziału budżetu w Departamencie Budżetu i Finansów;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

9. Księgi rachunkowe prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, z wykorzystaniem systemu informatycznego.

10. Na strukturę konta analitycznego w ramach urzędu składa się:

1) xxx – trzycyfrowy symbol konta;

2) xx – dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx – pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx – czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;

5) xxx – numer zadania w ramach paragrafu klasyfikacji budżetowej;

6) xx – numer nadany dla departamentu realizującego zadanie.

11. Na strukturę konta analitycznego w ramach resortu składa się:

1) xxx – trzycyfrowy symbol konta;

2) xx – dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx – pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx – czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;

5) xx-xx-xx – symbol numeru zadania z planu rzeczowo-finansowego (uzupełniany w zależności od potrzeb).

12. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

13. Konta analityczne są tworzone w miarę potrzeb. Zaktualizowany plan kont analitycznych jest zatwierdzany przez Głównego Księgowego Urzędu bądź przez Głównego Księgowego Resortu.

14. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu źródłowego, operacja gospodarcza jest udokumentowana za pomocą dowodu księgowego zastępczego.

15. Wykorzystywany w Ministerstwie Gospodarki system informatyczny zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów księgowych oraz przenoszenia obrotów i sald. Księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

16. Zapisy księgowe powinny posiadać automatycznie nadane kolejne numery pozycji oraz umożliwić ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tych zapisów. 

17. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty są liczone w sposób ciągły. Wydruki komputerowe skradają się z automatycznie numerowanych stron i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły i narastająco. Księgi rachunkowe są drukowane na koniec roku obrotowego. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.

18. [1] Każdy zapis w księgach rachunkowych powinien mieć przypisany symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z symbolami wymienionymi w tabeli nr 1 i 2.

Tabela nr 1 Oznaczenie symboli danego rodzaju dokumentu w rejestrze księgowym urzędu

 

Tabela nr 2 Oznaczenie symboli danego rodzaju dokumentu w rejestrze księgowym resortu

 

 

19. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej (poczynając od nr 1), która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych (numer na dowodzie: rok, miesiąc i nr dowodu). W dzienniku nadawana jest numeracja roczna w odniesieniu do każdej paczki w rejestrze księgowym.

§ 5

1. Księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez jednostkę.

2. Dowód księgowy powinien zawierać:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczych oraz jej wartości, a jeżeli jest to możliwe, określonych także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę jego sporządzenia.

3. Dowód księgowy może zawierać:

1) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

2) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie tych czynności.

4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana obok dekretacji zawartej na pieczątce „Przyjęto dyspozycję do wypłaty ze środków.....”.

5. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć „Ujęto w księgach rachunkowych w m-cu ......”.

6. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, na bieżąco, w kolejności dat ich dokonania oraz z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

7. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów księgowych przekazanych do Departamentu Budżetu i Finansów w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te dowody księgowe, które wpłynęły nie później niż do czwartego dnia każdego miesiąca, a w przypadku gdy dzień ten przypada w dzień wolny od pracy – do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów. Zgodnie z zasadą istotności powyższy zapis księgowy nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy.

8. Zapis księgowy powinien zawierać:

1) datę dokonania operacji gospodarczej – datę sprzedaży;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz datę wystawienia dowodu księgowego;

3) opis operacji gospodarczych zapisany w sposób zrozumiały;

4) kwotę i datę zapisu księgowego, ujęcie w księgach rachunkowych oraz datę wpływu dowodu księgowego do właściwego wydziału budżetu w Departamencie Budżetu i Finansów;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

9. Księgi rachunkowe prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, z wykorzystaniem systemu informatycznego.

10. Na strukturę konta analitycznego w ramach urzędu składa się:

1) xxx – trzycyfrowy symbol konta;

2) xx – dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx – pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx – czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;

5) xxx – numer zadania w ramach paragrafu klasyfikacji budżetowej;

6) xx – numer nadany dla departamentu realizującego zadanie.

11. Na strukturę konta analitycznego w ramach resortu składa się:

1) xxx – trzycyfrowy symbol konta;

2) xx – dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx – pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx – czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;

5) xx-xx-xx – symbol numeru zadania z planu rzeczowo-finansowego (uzupełniany w zależności od potrzeb).

12. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

13. Konta analityczne są tworzone w miarę potrzeb. Zaktualizowany plan kont analitycznych jest zatwierdzany przez Głównego Księgowego Urzędu bądź przez Głównego Księgowego Resortu.

14. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu źródłowego, operacja gospodarcza jest udokumentowana za pomocą dowodu księgowego zastępczego.

15. Wykorzystywany w Ministerstwie Gospodarki system informatyczny zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów księgowych oraz przenoszenia obrotów i sald. Księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

16. Zapisy księgowe powinny posiadać automatycznie nadane kolejne numery pozycji oraz umożliwić ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tych zapisów. 

17. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty są liczone w sposób ciągły. Wydruki komputerowe skradają się z automatycznie numerowanych stron i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły i narastająco. Księgi rachunkowe są drukowane na koniec roku obrotowego. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.

18. Każdy zapis w księgach rachunkowych powinien mieć przypisany symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z symbolami wymienionymi w tabeli nr 1 i 2.

Tabela nr 1 Oznaczenie symboli danego rodzaju dokumentu w rejestrze księgowym urzędu

 

Tabela nr 2 Oznaczenie symboli danego rodzaju dokumentu w rejestrze księgowym resortu

 

 

19. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej (poczynając od nr 1), która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych (numer na dowodzie: rok,_miesiąc_i nr dowodu). W dzienniku nadawana jest numeracja roczna w odniesieniu do każdej paczki w rejestrze księgowym.