Podpisywanie sprawozdań może powodować trudności

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.). Pozwala na to zmieniony art. 52 u.r. Zanim jednak to zrobią, muszą zadbać o właściwą kolejność podpisów na dokumentach. I tak sprawozdanie najpierw musi sygnować główny księgowy (osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg), następnie podpisy składają członkowie zarządu na oświadczeniu. Dopiero po tych czynnościach sprawozdanie podpisuje jeden członek zarządu. Co ważne data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie może być wcześniejsza niż data podpisania oświadczeń. Ponadto powinien on też zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez innych członków zarządu w wersji papierowej.

Nowe zasady podpisu mają także zastosowanie do sprawozdań zarządu z działalności, niestety w przypadku tego dokumentu ustawodawca nie uregulował, jak powinna przebiegać kolejność złożenia podpisów. Według ekspertów w pierwszej kolejności pod sprawozdaniem powinien się podpisać jeden z członków zarządu, następnie należy sygnować oświadczania, a na końcu złożyć pozostałe podpisy pod sprawozdaniem. Trzeba też pamiętać, że sprawozdania z działalności zarządu nie podpisuje główny księgowy. Istotna jest tu także kolejność składania poszczególnych rodzajów podpisów elektronicznych pod sprawozdaniami. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona jako pierwsza powinna złożyć podpis, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany typu wewnętrznego i zewnętrznego. Przy czym, jeśli do sygnowania zostanie użyty zewnętrzny podpis, należy pamiętać, aby do KRS złożyć łącznie dwa pliki - tj. plik ze sprawozdaniem w postaci XML i drugi tzw. plik podpisu.