Czy koszty polisy ubezpieczeniowej wykupionej dla pracownika oraz prezesa zarządu przez spółkę stanowią dla nich przychód i czy wchodzą one do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Spółka w związku wyjazdem zagranicznym pracownika oraz prezesa zarządu (zatrudnienie na postawie umowy o świadczenie usług w zakresie zarządzania tj. umowa zlecenie z 250 zł KUP) zdecydowała się zawrzeć z towarzystwem ubezpieczeń polisę ubezpieczeniową. Zakres ochrony ubezpieczeniowej jest taki sam zarówno dla pracownika jak i prezesa zarządu. Pracownik i prezes zarządu objęci są ochroną ubezpieczeniową tylko i wyłącznie w trakcie podróży służbowej, do odbycia której uzyskali polecenie wyjazdu służbowego. W spółce nie została wdrożona wewnętrzna procedura - obowiązkowe ubezpieczenie NNW, OC, ubezpieczenie bagażu oraz ubezpieczenie kosztów leczenia w czasie odbywania zagranicznej podróży służbowej. Polisa jest zawarta na konkretne osoby (imię i nazwisko). Składkę ubezpieczeniową opłaciła spółka. Czy koszty polisy wykupionej dla pracownika oraz prezesa zarządu przez spółkę stanowią dla tych osób przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych? Czy od opłacanych kosztów polisy ubezpieczeniowej dla pracownika oraz prezesa zarządu odbywających zagraniczną podróż służbową należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne?

Koszty polisy ubezpieczeniowej dotyczącej pracownika pokryte ze środków pracodawcy stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o PIT z tytułu otrzymanych przez niego nieodpłatnych świadczenia w naturze. Z tego względu wchodzą one zarówno do podstawy wymiaru składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, jak i z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego.

Dla członka zarządu spółki koszty polisy pokryte przez spółkę stanowią przychód w naturze z działalności wykonywanej osobiście.

Jeżeli członek zarządu spółki odbywa podróż w ramach kontraktu o zarządzanie przedsiębiorstwem spółki, to w takim przypadku koszt polisy z tytułu dodatkowego ubezpieczenia wchodził będzie do podstawy wymiaru składek z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli uznamy, że taka osoba odbywa podróż w ramach pełnienia funkcji członka zarządu, to w takim przypadku koszt polisy będzie wchodził jedynie do podstawy wymiaru składek z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego. Pełnienie bowiem funkcji na podstawie aktu powołania nie jest tytułem prawnym do podlegania ubezpieczeniom społecznym.

W przypadku pracowników z przychodem z tytułu nieodpłatnych świadczeń w naturze mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca ponosi jakiś koszt wyłącznie w interesie pracownika, przez co ten nie musi go pokrywać z własnych środków.

Pracodawca z tytułu zatrudnienia pracownika jest obowiązany ponosić koszty wypłacanego wynagrodzenia, a także inne koszty związane ze stosunkiem pracy oraz obciążającą go część kosztów z tytułu obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz wypadkowe). Pracownik natomiast jest obowiązany do ponoszenia kosztów ubezpieczenia chorobowego oraz kosztów ubezpieczenia zdrowotnego związanego z jego stosunkiem pracy. 

Odnosząc powyższe do opisanego przypadku, koszty poniesione przez pracodawcę na dodatkowe ubezpieczenie pracownika w trakcie podróży służbowej, obejmujące ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, koszty leczenia w trakcie podróży służbowej, były poniesione wyłącznie w interesie pracownika. Związana z tym składka dotyczyła bowiem ewentualnych dodatkowych świadczeń na jego rzecz o charakterze osobistym, których kosztów nie musiał ponosić pracownik. Każdy bowiem pracownik jest objęty ubezpieczeniami obejmującymi wypadki przy pracy, oraz świadczenia opieki zdrowotnej, w tym również związane z kosztami leczenia. 

W kontekście ubezpieczenia OC powiedzieć najpierw należy, że w przypadku szkody wyrządzonej przez pracownika osobie trzeciej odpowiedzialność zgodnie z przepisami Kodeksu pracy ponosi pracodawca. Z tego względu należy uznać, że składka z tytułu OC zapłacona przez pracodawcę została poniesiona wyłącznie w interesie pracownika, ponieważ nie musiał on pokryć jej koszty z własnych środków.

Również i koszt składki z tytułu ubezpieczenia bagażu w trakcie podróży służbowej pracownika należy uznać za poniesiony wyłącznie w interesie pracownika. Z zadniego bowiem przepisu Kodeksu pracy, ani też przepisu Kodeksu cywilnego nie wynika, że pracodawca jest odpowiedzialny za straty związane z bagażem pracownika w trakcie jego podróży służbowej.

Biorąc powyższe pod uwagę koszty polisy ubezpieczeniowej dotyczącej pracownika pokryte ze środków pracodawcy, stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o PIT z tytułu otrzymanych przez niego nieodpłatnych świadczenia w naturze. Z tego względu wchodzą one zarówno do podstawy wymiaru składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, jak i z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego. Nie zostały one bowiem wymienione w przywołanym poniżej rozporządzeniu jako przychód niestanowiący podstawy wymiaru tych składek.

W przypadku członka zarządu spółki w oparciu o przepisy Kodeksu spółek oraz przepisy Kodeksu cywilnego powiedzieć najpierw należy, że zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. Pełnienie funkcji członka zarządu następuje w drodze powołania uchwałą wspólników. Okoliczność ta ma istotne znaczenie dla oceny sytuacji prawnej związanej z prowadzeniem spraw spółki, w szczególności zaś w ramach podróży odbywanej odbywanej przez członka zarządu w interesie spółki. 

W sprawach nieuregulowanych w Kodeksie spółek stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. Stąd też należy uznać, że wspomniana w opisie umowa o zarządzanie zawarta przez spółkę z osobą pełniącą funkcję członka jej zarządu jest wyspecyfikowanym wycinkiem spraw, które w ramach generalnej kompetencji prowadzi osoba powołana na członka zarządu.

Odnosząc powyższe do przepisów ustawy o PIT dotyczących przychodów otrzymywanych z tytułu pełnienia funkcji oraz przepisów dotyczących przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzenie przedsiębiorstwem powiedzieć należy, że w obu przypadkach koszty poniesione przez spółkę na zakup polisy ubezpieczeniowej zostały poniesione wyłącznie w interesie członka zarządu, chociaż podróż odbywa się w sprawach spółki. Nie można bowiem uznać, że odbycie podróży w interesie spółki przez członka zarządu byłoby niemożliwe lub znacznie utrudnione bez poniesienia kosztu interesującego na ubezpieczenia, a tylko w takim przypadku można by uznać, że koszt ten był poniesiony wyłącznie w interesie spółki. Z tego względu dla członka zarządu spółki koszty polisy pokryty przez spółkę stanowią przychód w naturze z działalności wykonywanej osobiście.

Ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu oraz wypadkowemu (ubezpieczenia społeczne) obowiązkowo podlegają osoby wykonujące umowę, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Taką umową jest umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem. Z tego względu osoby wykonujące taką umowę podlegają również ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wspomnianym wyżej ubezpieczeniom społecznym nie podlegają natomiast osoby, które pełnią funkcję na podstawie aktu powołania. Takie osoby podlegają natomiast ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli z tytułu pełnienia funkcji pobierają wynagrodzenie.

Mając powyższe na uwadze, pokryte przez spółkę koszty dodatkowego ubezpieczenia członka jej zarządu, który odbywa podróż w sprawach spółki, stanowi dla niego przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń w naturze, ponieważ nie można o nim powiedzieć, że są one ponoszone wyłącznie w interesie spółki, gdyż mają charakter wydatku poniesionego w interesie tej osoby.

Marian Szałucki

doradca podatkowy