Przyznawanie i rozliczanie świadczeń urlopowych – odpowiedzi na 8 pytań z praktyki

Świadczenie urlopowe jest szczególną formą dofinansowania wypoczynku, przewidzianą w ustawie o zfśs. Nie jest ono oskładkowane w przypadku pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy zdecydowali w tej formie dofinansować wypoczynek swoich pracowników, jeśli zatrudniali według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyli zfśs. Świadczenie urlopowe wypłacane przez te podmioty podlega jednak opodatkowaniu.

Prawo do wypłacania świadczenia urlopowego mają pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy:

• zatrudniali 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na etaty oraz
• nie utworzyli zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wyjątek w tym zakresie dotyczy nauczycieli, którym do końca sierpnia każdego roku, z odpisu na zfśs, wypłacane jest świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego. Świadczenie ustalane jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym.

Świadczenie urlopowe przysługuje niezależnie od sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego obowiązującego w danym roku, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs). Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najciekawsze pytania Czytelników.

(?) Czy można wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe w okresie wypowiedzenia

Pracownik w tym okresie, przypadającym od 16 do 31 sierpnia 2022 r., wykorzystuje 12 dni urlopu. Z końcem sierpnia br. jego umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu. W regulaminie zfśs zapisano, że „świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej kolejnych 14 dni kalendarzowych”. A zatem pracownik spełnia ten warunek. Czy można wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe w okresie wypowiedzenia?

Tak, pracownik ma prawo do świadczenia urlopowego w okresie wypowiedzenia. Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przyjmuje się, iż 14 kolejnych dni kalendarzowych obejmuje zarówno dni robocze, jak i sobotnio-niedzielne przerwy od pracy czy święta. W okresie wypowiedzenia pracownik korzystający z urlopu zachowuje status pracownika, a tym samym osoby uprawnionej do skorzystania ze świadczenia urlopowego.

Zgodnie z jedną z podstawowych zasad prawa pracy pracodawca ma obowiązek zaspokajania bytowych, kulturalnych oraz socjalnych potrzeb pracowników. Typowym przykładem zaspokojenia potrzeb socjalnych jest prowadzenie działalności socjalnej na podstawie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz socjalny do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o zfśs lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Zasadą jest, że świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi, korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. W praktyce może powstać wątpliwość, czy świadczenie urlopowe powinno być wypłacone pracownikowi, który w czasie okresu wypowiedzenia korzysta z urlopu wypoczynkowego, w szczególności gdy okres 14 kolejnych dni kalendarzowych przypada też w dniach wolnych od pracy - w soboty, niedziele lub święta wolne od pracy.

Odnosząc się do tej wątpliwości należy przyjąć, że 14 kolejnych dni kalendarzowych to przypadające po sobie kolejne dni kalendarzowe obejmujące zarówno dni robocze, dni wolne od pracy, niedziele, jak i święta. Ze względu na to, że pracownik w okresie wypowiedzenia korzystający z urlopu cały czas ma status pracownika - będzie uprawniony do skorzystania ze świadczenia urlopowego. Nie ma w tym przypadku znaczenia także rodzaj wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego - bieżący lub zaległy.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 3 ustawy z 4 marca1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych

(?) Czy nauczyciel może otrzymać świadczenie z zfśs na „wczasy pod gruszą”, jeśli otrzymuje świadczenie urlopowe

Czy nauczycielowi, który otrzymuje świadczenie urlopowe z Karty Nauczyciela, przysługuje również świadczenie za tzw. wczasy pod gruszą? Wiem, że są to 2 różne świadczenia, ale czy jest przepis, który uprawnia do otrzymywania obydwu? Czy prawidłowe będzie wypłacanie jednego z z tych świadczeń?

Zatrudnienie na podstawie Karty Nauczyciela daje przywilej otrzymania dodatkowego świadczenia urlopowego, którego wysokość nie jest związana z sytuacją socjalną nauczycieli. Świadczenie to jest niezależne od innych świadczeń przyznawanych ze środków zfśs, a jego wypłata nie może uniemożliwić nauczycielom skorzystania z tzw. wczasów pod gruszą, wypłacanych na podstawie regulaminu zfśs.

Jeśli nauczyciel spełnia kryteria uprawniające do dofinansowania do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie (tzw. wczasów pod gruszą) i wystąpi z wnioskiem o takie świadczenie, to powinno zostać mu ono przyznane, niezależnie od tego, iż na mocy przepisów Karty Nauczyciela otrzymał również świadczenie urlopowe. W powyższej sytuacji za nieprawidłowe należy uznać wypłacanie tylko jednego ze świadczeń.

W przypadku nauczycieli prawo do świadczenia urlopowego ustalane jest inaczej niż u innych pracowników. Przysługuje ono każdemu nauczycielowi z mocy prawa (art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela). Nauczyciel nie musi więc o nie wnioskować. Wypłaca się je każdemu nauczycielowi do końca sierpnia danego roku w wysokości odpisu podstawowego z ustawy o zfśs. Świadczenie ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w roku szkolnym. Nie ma więc znaczenia jego sytuacja materialna.

Świadczenie urlopowe jest niezależne od innych świadczeń przyznawanych ze środków zfśs, a jego wypłata nie może uniemożliwić nauczycielom skorzystania z tzw. wczasów pod gruszą, wypłacanych na podstawie regulaminu funduszu. Należy jednak pamiętać, iż jedynym kryterium przyznawania świadczeń z zfśs jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Zatem nauczyciel może ubiegać się o „wczasy pod gruszą”, a ich przyznanie oraz wysokość powinny zależeć od dochodów beneficjentów funduszu.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1116),

art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Tadeusz Konarski

specjalista w zakresie prawa pracy

(?) Czy wypłacić spadkobiercom ekwiwalent za urlop i świadczenie urlopowe po śmierci pracownika

Zatrudnialiśmy nauczycielkę - emerytkę na umowę o pracę na czas określony od 1 września 2021 r. do 31 sierpnia 2022 r. Nauczycielka zmarła 12 lipca 2022 r. Czy powinniśmy wypłacić ekwiwalent za urlop i proporcjonalnie wyliczone świadczenie urlopowe rodzinie zmarłej nauczycielki?

Wskazane prawa majątkowe po zmarłym pracowniku przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS.

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. W takim przypadku prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

Przyjmuje się, iż wspomniane w pytaniu świadczenia majątkowe zaliczają się do praw majątkowych ze stosunku pracy. Tym samym pracodawca powinien je wypłacić osobie uprawnionej po zmarłym pracowniku. Warto pamiętać, że prawa majątkowe obejmują wszelkie należności pieniężne, do jakich pracownik nabył prawo w czasie trwania stosunku pracy, ale nie zostały mu wypłacone przed śmiercią. Może tu chodzić w szczególności o ekwiwalent z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, dodatkowe wynagrodzenie roczne, ale również i świadczenie urlopowe, zaległe wynagrodzenie, inne niewypłacone elementy wynagrodzenia czy nagrody.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 63¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655).

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych

(?) Czy należy wypłacić świadczenie urlopowe nauczycielowi, który jest zatrudniony w 2 szkołach

Czy powinno się wypłacić świadczenie urlopowe nauczycielowi, który zatrudniony jest w 2 szkołach? W jednej pracuje na cały etat, w drugiej na 5/18 godzin tygodniowo. Czy szkoła, w której jest zatrudniony przez 5 godzin, również powinna wypłacić mu nauczycielskie świadczenie urlopowe?

Nauczyciel zatrudniony w 2 szkołach, przy czym w jednej na cały etat, w drugiej na 5/18 godzin tygodniowo, otrzyma świadczenie urlopowe w każdej z tych szkół. Oznacza to, iż również w szkole, w której jest zatrudniony przez 5 godzin, należy mu wypłacić nauczycielskie świadczenie urlopowe, ustalone proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym.

Nauczyciele, poza świadczeniami przyznawanymi na podstawie regulaminu zfśs, mają prawo do dodatkowego świadczenia urlopowego z Karty Nauczyciela.

Zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela, z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Choć przepisy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależniają przyznawanie świadczeń od sytuacji życiowej osób uprawnionych, jest jedno świadczenie z zfśs przyznawane nauczycielom tylko według kryterium okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym. Jest ono ustalane w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym.

Zatem świadczenie urlopowe przysługuje w każdej szkole, w której nauczyciel jest zatrudniony.

Świadczenie urlopowe jest wypłacane do końca sierpnia każdego roku, z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W 2022 r. wysokość świadczenia urlopowego przypadająca na jednego zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć nauczyciela, pozostającego w stosunku pracy przez cały rok szkolny, w zależności od charakteru pracy wynosi 1662,97 zł lub 2217,29 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 53 ust. 1a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1116),

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923).

Tadeusz Konarski

specjalista w zakresie prawa pracy

(?) Czy przerwanie urlopu wypoczynkowego powoduje obowiązek zwrotu świadczenia urlopowego

Jednemu z naszych pracowników wypłaciliśmy świadczenie urlopowe. Po wykorzystaniu 7 dni urlopu wypoczynkowego (wniosek urlopowy dotyczył okresu od 18 do 31 lipca 2022 r.) osoba ta rozchorowała się i choroba trwała od 27 lipca do 5 sierpnia br. Czy w tej sytuacji powinniśmy żądać od pracownika zwrotu świadczenia urlopowego?