Obowiązki pracodawcy na przełomie roku – o czym trzeba pamiętać

Przełom roku to okres wzmożonej pracy dla pracodawców i ich służb kadrowo-płacowych. Skorygowanie rocznego odpisu na zfśs, sporządzenie planu urlopów wypoczynkowych, przygotowanie i wysyłka deklaracji PIT-4R i informacji podatkowych PIT-11 czy złożenie w ZUS informacji ZUS IWA - to tylko część zadań, jakim pracodawcy muszą sprostać w najbliższym czasie.

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku wynikają głównie z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowych.

Sporządzanie planu urlopów wypoczynkowych

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy), a plan urlopów:

• ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,
• podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.

Planem urlopów nie obejmuje się jednak tzw. urlopu na żądanie (4 dni w roku). Natomiast powinno się uwzględnić dni urlopu zaległego i zaplanować je w okresie od 1 stycznia do 30 września.

Dla pracownika niepełnoetatowego należy zaplanować liczbę dni urlopu proporcjonalnie pomniejszoną w stosunku do jego wymiaru etatu, a następnie odjąć dni urlopu na żądanie. Należy przy tym pamiętać, że liczba dni urlopu na żądanie zawsze jest stała i nie zmniejsza się proporcjonalnie w stosunku do zmniejszonego wymiaru etatu. Zatem zawsze od puli dni urlopu wypoczynkowego odejmujemy 4 dni urlopu na żądanie. Nie ma też w tej sytuacji znaczenia, w jakim wymiarze godzin dziennie pracuje niepełnoetatowiec.

Urlop wypoczynkowy należy zaplanować także w przypadku osoby, której stosunek pracy zakończy się w trakcie roku kalendarzowego i pracodawca w momencie tworzenia planu urlopu już wie, że współpraca ta nie będzie kontynuowana. W takim przypadku liczba dni urlopu będzie wyliczona proporcjonalnie do liczby miesięcy współpracy.

W planie urlopowym nie można także zapominać o urlopie uzupełniającym. W dniu, w którym pracownikowi upływa 10 lat stażu pracy, uzyskuje on prawo do 6 dni urlopu wypoczynkowego, które uzupełnią dotychczasowy 20-dniowy wymiar urlopu do 26 dni. Urlop ten pracownik nabywa w trakcie roku kalendarzowego, np. 10 czerwca 2020 r. W takim przypadku 6 dni urlopu uzupełniającego należy wprowadzić do planu urlopowego po dacie nabycia do niego prawa przez pracownika.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Zwolnieni z konieczności przygotowywania omawianego planu są także pracodawcy, u których nie działa żaden związek zawodowy. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.